1.1 Definities

In deze voorwaarden betekent:

• VOL: Femke Wolffensperger, handelend onder de naam VOL, gevestigd in Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;
• opdrachtgever: de organisatie of ondernemer die een opdracht geeft;
• dienstverlening: alle werkzaamheden die VOL uitvoert in het kader van de opdracht;
• melder: de persoon die zich in de rol van vertrouwenspersoon tot VOL wendt;
• kortlopende opdracht: een opdracht waarvan de uitvoering volgens afspraak minder dan vijf werkdagen duurt.

VOL biedt onder meer VOL Legal (juridisch advies, VOL Flex, VOL Verbonden en strippenkaarten), VOL Projecten en VOL Vertrouwen (onafhankelijk extern vertrouwenspersoon).

1.2 Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor iedere offerte, opdracht en vervolgopdracht van VOL en maken deel uit van de overeenkomst. Afwijkingen gelden alleen als VOL en de opdrachtgever die schriftelijk hebben afgesproken. Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: eerst de opdrachtbevestiging of overeenkomst, daarna een eventuele bijlage of offerte en vervolgens deze algemene voorwaarden. Dwingend recht gaat altijd voor.

2. Opdracht en uitvoering

2.1 Opdracht

Een opdracht komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging accepteert of VOL schriftelijk bevestigt met de opdracht te starten. De concrete werkzaamheden, planning en prijs worden vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging.

2.2 Uitvoering

VOL voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht uit. Het uitgangspunt is een inspanningsverplichting: VOL staat voor een professionele inzet, niet voor een bepaald resultaat. Alleen als uitdrukkelijk en schriftelijk een resultaatsverbintenis is afgesproken, geldt een afgesproken resultaat als verplichting.

Een opdracht is persoonlijk van aard. Als het voor de uitvoering van de opdracht nodig is om een andere deskundige in te schakelen, bespreekt VOL dit vooraf met de opdrachtgever.

2.3 Omvang van de opdracht en meerwerk

Bij grotere opdrachten kan vooraf een ureninschatting, budget of maximum worden afgesproken. Een ureninschatting is een verwachting en geen vaste prijs of garantie, tenzij anders afgesproken. Blijkt tijdens de opdracht dat er meer werk nodig is dan vooraf voorzien, dan bespreekt VOL dit zo snel mogelijk met opdrachtgever. Extra werkzaamheden worden alleen na overleg uitgevoerd, tenzij uitstel redelijkerwijs niet mogelijk is en direct handelen nodig is om de opdracht goed uit te voeren.

2.4 Informatie en medewerking

Opdrachtgever levert alle informatie en documenten die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig, volledig en juist aan. VOL mag uitgaan van de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie.

Als informatie niet tijdig wordt aangeleverd, kan de planning worden aangepast. Als daardoor extra werkzaamheden nodig zijn, kunnen deze in rekening worden gebracht.

3. Prijs en betaling

Het tarief of de vaste prijs staat in de offerte of opdrachtbevestiging. VOL werkt onder meer met een uurtarief, vaste prijs, maandelijkse vergoeding, abonnement of strippenkaart. De tarieven van andere diensten worden in de offerte of opdrachtbevestiging vermeld. Genoemde bedragen zijn exclusief btw. Reis-, verblijf- en andere kosten breng ik apart in rekening, tenzij we iets anders hebben afgesproken.

Voor een strippenkaart geldt vooruitbetaling. Een strippenkaart is 12 maanden geldig vanaf de datum van uitgifte, tenzij schriftelijk anders afgesproken. Niet gebruikte uren kunnen na afloop niet meer worden ingezet en worden niet terugbetaald, voor zover de wet dit toelaat. Bij een kortlopende opdracht kan VOL een aanbetaling van 50% verlangen voordat de werkzaamheden starten. Bij reguliere opdrachten factureert VOL maandelijks achteraf, tenzij anders afgesproken.

Abonnementen en vaste maandvergoedingen kunnen jaarlijks worden aangepast aan de ontwikkeling van het CBS-consumentenprijsindexcijfer (CPI).

3.2 Betaling

Facturen moeten binnen 14 dagen na ontvangst worden betaald, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken. Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever, zonder nadere ingebrekestelling, in verzuim. Vanaf dat moment is de wettelijke handelsrente verschuldigd, voor zover van toepassing. Redelijke buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van opdrachtgever.

Als betaling uitblijft, mag VOL haar werkzaamheden opschorten totdat betaling is ontvangen. VOL is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van deze opschorting.

4. Derden

VOL kan voor de uitvoering van een opdracht derden inschakelen. Als dit nodig is, bespreekt VOL dit met opdrachtgever. Voor werkzaamheden van derden kunnen aanvullende voorwaarden gelden.

VOL is niet aansprakelijk voor fouten van derden als die aansprakelijkheid op grond van hun eigen voorwaarden niet verhaalbaar is, voor zover wettelijk toegestaan.

5. Aansprakelijkheid

VOL is alleen aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van een aan VOL toe te rekenen tekortkoming in de uitvoering van de opdracht, voor zover die aansprakelijkheid niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten.

Als een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van VOL voor de betreffende schade uitkeert, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van die uitkering, vermeerderd met het eigen risico dat volgens de polis voor rekening van VOL komt. Als geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat voor de werkzaamheden waarop de schade betrekking heeft in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan opdrachtgever in rekening is gebracht, met een maximum van €5.000. Bij een doorlopende opdracht wordt voor deze berekening uitgegaan van de relevante vergoedingen over die twaalf maanden.

VOL is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstagnatie, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van VOL.

Een aanspraak op schadevergoeding vervalt twaalf maanden nadat opdrachtgever bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de gebeurtenis die tot de aanspraak aanleiding gaf, tenzij dwingend recht een langere termijn voorschrijft.

6. Vertrouwelijkheid en privacy

6.1 Vertrouwelijkheid overeenkomst

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de opdracht.

VOL verstrekt vertrouwelijke informatie niet aan derden, behalve met toestemming van opdrachtgever, als dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht of als een wettelijke verplichting vereist is.

De geheimhoudingsverplichtingen blijven ook na het einde van de opdracht gelden.

6.2 Persoonsgegevens

VOL verwerkt persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor de dienstverlening en volgens de toepasselijke privacywetgeving. De Privacyverklaring van VOL beschrijft hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan.

Per verwerking wordt bepaald wie volgens de AVG verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is. Als VOL verwerker is, worden de vereiste afspraken over de verwerking afzonderlijk vastgelegd.

7. Intellectuele eigendom

Rapporten, adviezen, modellen en andere door VOL specifiek voor opdrachtgever gemaakte stukken mogen na volledige betaling door opdrachtgever intern worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn gemaakt. Methodes, formats, modellen, kennis en andere materialen die VOL al had of onafhankelijk van de opdracht ontwikkelt, blijven van VOL. Deze mogen niet zonder toestemming aan derden worden verstrekt of commercieel worden geëxploiteerd.

8. Klachten en beëindiging

8.1 Klachten

Heeft opdrachtgever een klacht over de dienstverlening, dan wordt die zo snel mogelijk en bij voorkeur schriftelijk met VOL besproken, zodat de klacht kan worden opgelost.

Een klacht over een factuur wordt zo snel mogelijk en bij voorkeur binnen 14 dagen na ontvangst gemeld. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op, tenzij VOL en opdrachtgever daarover andere afspraken maken.

8.2 Beëindiging

Een opdrachtgever en VOL mogen een doorlopende opdracht tussentijds beëindigen met één maand opzegtermijn, tenzij anders afgesproken. Bij beëindiging worden de tot dat moment verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten afgerekend. Een reeds betaalde strippenkaart wordt bij tussentijdse beëindiging niet terugbetaald.

9. Overige bepalingen

9.1 Overmacht

VOL is niet gehouden tot nakoming van een verplichting als zij daartoe tijdelijk of blijvend wordt verhinderd door overmacht, zoals ziekte, ernstige storingen, uitval van communicatie- of ICT-systemen, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten haar redelijke controle. Partijen overleggen zo snel mogelijk over een passende oplossing.

9.2 Wijzigingen van deze voorwaarden

VOL kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Op een nieuwe opdracht geldt de versie die op dat moment aan opdrachtgever beschikbaar is gesteld. Voor lopende opdrachten gelden wijzigingen niet met terugwerkende kracht.

9.3 Nietigheid

Als een bepaling uit deze voorwaarden niet geldig of afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die het doel van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

9.4 Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen. Als dat niet lukt, kunnen zij in onderling overleg mediation inzetten.

Voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf is de rechtbank Rotterdam exclusief bevoegd om van geschillen kennis te nemen, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Voor consumenten gelden de wettelijke bevoegdheidsregels.

10. VOL vertrouwen – bijzondere bepalingen

Deze bepalingen gelden alleen voor de dienstverlening als onafhankelijk extern vertrouwenspersoon. De rol van de vertrouwenspersoon is anders dan die van opdrachtgever of werkgever. De vertrouwenspersoon staat naast de melder, is geen onderzoeker en treedt niet op als bemiddelaar.

10.1 Onafhankelijkheid en professionele normen

VOL vervult de rol van extern vertrouwenspersoon onafhankelijk van opdrachtgever. Opdrachtgever geeft geen inhoudelijke instructies over individuele gesprekken, meldingen of de begeleiding van melders. VOL handelt volgens de voor haar geldende professionele normen en, wanneer van toepassing, de actuele gedragscode van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).

10.2 Geheimhouding

Wat een melder met VOL bespreekt, wordt vertrouwelijk behandeld. VOL deelt geen informatie uit individuele gesprekken met opdrachtgever, leidinggevenden of anderen, tenzij de melder daarmee instemt of doorbreking noodzakelijk is wegens een wettelijke verplichting, een conflict van plichten, gewetensnood of voor het voeren van verweer in een juridische of tuchtrechtelijke procedure.

VOL informeert de melder aan het begin van het eerste gesprek over de aard en grenzen van de geheimhouding. De geheimhouding blijft ook na beëindiging van de begeleiding gelden.

10.3 Persoonsgegevens

Voor persoonsgegevens die VOL in haar rol als vertrouwenspersoon verwerkt, wordt per verwerking vastgesteld welke partij volgens de AVG als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker geldt. Als VOL zelfstandig het doel en de middelen bepaalt, is zij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Opdrachtgever krijgt geen toegang tot individuele vertrouwelijke dossiers, tenzij daarvoor een geldige grond bestaat en de vertrouwelijkheid dit toelaat. VOL bewaart en verwijdert gegevens volgens haar privacy- en bewaarbeleid.

Informatie uit vertrouwelijke dossiers wordt niet gebruikt voor rapportages aan opdrachtgever op een manier waarmee melders direct of indirect identificeerbaar worden.

10.4 Rol van opdrachtgever

Opdrachtgever respecteert de onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid van VOL en geeft medewerkers ruimte om de vertrouwenspersoon vrij en zonder druk te benaderen. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het eigen beleid rondom sociale veiligheid, de behandeling van meldingen, eventuele onderzoeken en de maatregelen die de organisatie neemt. VOL kan opdrachtgever hierover adviseren, maar neemt die verantwoordelijkheid niet over.

Opdrachtgever verplicht zich om passende maatregelen te nemen om te voorkomen dat iemand nadeel ondervindt van het inroepen van de vertrouwenspersoon of het doen van een melding, binnen de grenzen van wat opdrachtgever zelf kan en moet doen.

10.5 Rapportage

Indien overeengekomen met opdrachtgever, verstrekt VOL jaarlijks een geanonimiseerde rapportage aan opdrachtgever als onderdeel van de dienstverlening. Deze rapportage bevat uitsluitend informatie op hoofdlijnen, zoals aantallen, soorten signalen en algemene trends, voor zover deze informatie geen persoon of situatie direct of indirect herkenbaar maakt. Bij kleine aantallen, een uniek incident of andere omstandigheden waardoor herleiding mogelijk is, kan VOL besluiten bepaalde informatie niet op te nemen of samen te voegen.

10.6 Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid